Uffici Open-Space e Produttività: Il Gioco Vale la Candela?

L’ambiente di lavoro. L’ufficio. Croce e delizia delle azienda. Luogo dove il lavoro viene effettivamente svolto, dove avviene quel processo che diventerà “prodotto” e quindi produttività. Ma anche luogo di spese, costi fissi spesso da tagliare in periodi di crisi, giocando con la distanza tra le scrivanie, la temperatura, la luce. E questo secondo elemento, volenti o nolenti, ha un notevole impatto sulle prestazioni dei lavoratori, e di conseguenza sulla produttività aziendale.

Si dice che un ufficio ben progettato sia un ufficio felice. Ma uno dei modelli più in voga degli ultimi anni è “l’open-space”, ovvero una serie di scrivania inserite in un’unica stanza, a volte divise da semplici scompartimenti, altre volte semplicemente allineate senza alcun elemento divisorio. Secondo International Management Facility Association, il 70% dei lavoratori americani lavora in uffici open-space. Facebook stessa, l’azienda regina dei social network, ha nella sua sede principale di Menlo Park, in California, il più grande ufficio open-space del mondo.

Questo tipo di ufficio è relativamente economico, facile da realizzare, permette di risparmiare spazio e risorse e sembrerebbe facilitare alcuni tipi di collaborazione tra lavoratori, soprattutto se il lavoro è principalmente e costantemente di gruppo. Ma allo stesso tempo questo tipo di sistemazione lavorativa si associa ad una serie di problematiche. 

Per esempio, i lavoratori in uffici open-space si ammalano più spesso: infatti essi trascorrerebbero in malattia circa il 62% di giorni in più rispetto a colleghi che lavorano in uffici chiusi. Questo problema sarebbe dovuto, secondo gli autori di questo studio pubblicato nello Scandinavian Journal of Work, Environment and Health, al fatto che virus e batteri si diffondono più facilmente in luoghi senza barriere, ma non solo. Infatti i lavoratori riportano che lavorare in questi uffici sia poco rilassante, rendendo le persone più stressate e quindi più vulnerabili a malattie.

Infatti una serie di elementi alimenterebbero lo stress quotidiano degli open-space. Per esempio la sensazione di totale mancanza di privacy, la percezione che ogni nostro comportamento e ogni momento di distrazione venga visto (e giudicato) dai colleghi attorno a noi.

Ma non solo. In questi uffici è presente un costante rumore di persone che camminano, sbattono sedie, stampanti in azioni, telefoni e cellulari che squillano, persone che urlano, discutono, ridono. Il silenzio è praticamente inesistente Il rischio di interruzione è sempre dietro l’angolo, e a volte risulta quasi impossibile lavorare per più di 5 minuti di fila.

Anche la temperatura sembra impattare tantissimo sulla produttività, infatti già sopra i 25 gradi si può avere una riduzione della produttività fino al 40 o 50% rispetto a chi lavora in condizioni più “fresche”. Ma anche questo fattore è soggetto a variabilità individuale, variabilità che non può essere presa in considerazione quando si lavora in un ufficio open.

Come mostra questo studio condotto dai ricercatori del politecnico di Hong Kong, rumore e temperatura sembrerebbero influenzare negativamente principalmente la performance dei lavoratori sopra i 45 anni, mentre i giovani riescono ad affrontare meglio queste due problematiche.

Ma in generale, lavorare in questi uffici ridurrebbero le motivazione, la soddisfazione per il proprio lavoro e la privacy percepita, influenzando negativamente la produttività aziendale. E uno studio americano punta il dito principalmente sulle conversazioni in ufficio, che vengono vissute come estremamente invadenti e distraenti.

Questi problemi ambientali vanno a minare la produttività di un’azienda. Infatti secondo uno studio olandese le cattive condizioni di un ufficio costerebbero ai datori di lavoro due giorni e mezzo l’anno di lavoro per ogni lavoratore, stimando in un aumento del 5% e del 15% della produttività in caso di miglioramento ambientale.

La domanda sorge quindi spontanea: il risparmio fisso che si ottiene con un ufficio open-space vale più delle perdite che abbiamo in termini di giorni lavorativi, benessere dei lavoratori, motivazione e soddisfazione, quindi di produttività?