Organizzazione aziendale: condivisione inefficace delle informazioni nei gruppi

Questa decisione va presa tutti insieme! Quante volte vi sarà capitato di rimandare una decisione perché andava presa in gruppo? Il vantaggio di prendere una decisione in gruppo, che spesso capita di dover gestire nell’ambito dell’organizzazione aziendale, risiede nell’aver un maggior numero di informazioni e più punti di vista a disposizione. Peccato che non sempre questi vantaggi vengano sfruttati.

Infatti le persone che cercano di prendere delle decisioni in gruppo trascorrono la maggior parte del loro tempo a passarsi informazioni che tutti gli altri sanno già, mentre raramente condividono informazioni nuove note solo a loro stessi e non al resto del gruppo. Questo comportamento porta ad un semplice  risultato: pessime decisioni.

Questo comportamento di gruppo è stato evidenziato nel 1985 da Stasser e Tito i quali, in un esperimento, chiesero ad un gruppo di partecipanti di prendere una semplice decisione: scegliere chi sarebbe stato il presidente del corpo studentesco. Questo esperimento ed i successivi, che hanno utilizzato scenari differenti come il miglior candidato per un posto di lavoro (Wittenbaum, 1998), il miglior tipo di investimento (Hollingshead, 1996) ed il colpevole di un omicidio  (Stasser & Stewart, 1992), hanno mostrato sempre lo stesso risultato: difficilmente viene scelta la persona “giusta” ovvero raramente viene effettuata la migliore scelta.

Questo perché, come già accennato, i membri di un gruppo, quando devono prendere una decisione,  tendono a ripetere le informazioni che tutti sanno già invece di condividere informazioni vitali note solo a loro stessi. Perché avviene ciò?

Prima di tutto perché è più “facile” offrire informazioni già conosciute da tutti: le informazioni sono revocabili con maggior semplicità ed il rischio di dare informazioni “non pertinenti” o di “poca importanza” è praticamente nullo. Anche un basso status e ruoli minori incidono negativamente nella circolazione di informazione.

Purtroppo il risultato è una decisione di gruppo basata su informazioni incomplete.

Un’altra possibile spiegazione potrebbe essere che i partecipanti non siano effettivamente capaci di condividere informazioni pertinenti con l’altro ovvero non siano stati specificamente formati.

Il primo passo è ovviamente rendersi conto del comportamento disfunzionale messo in atto, per esempio registrandosi e riguardano una semplice riunione di lavoro.

Il secondo passo è abituarsi al processo di condivisione attraverso role-playing, simulazioni e affiancamenti. Infine occorre creare un clima di gruppo in cui ogni membro sia motivato ed incentivato a portare informazioni nuove.

Ecco alcuni consigli per facilitare la condivisione dell’informazione in un gruppo di lavoro:

• Chiedere ai membri di un gruppo di cercare di ricordare tutte le informazioni utili prima di una riunione;
• Mettere a conoscenze i membri di un gruppo delle reciproche competenze, in modo da sapere (in senso lato) quello che tutti sanno o possono sapere;
• Nei gruppo tendono a condividere maggiori informazioni i membri con status più elevato; quindi, per incoraggiare i membri status inferiore a condividere, le loro competenze devono essere specificamente riconosciuto al gruppo.