Dal CAP all’@: Vecchi Consigli per Una Miglior Corrispondenza Elettronica

Sembra passato un secolo, ma fino a qualche anno fa la corrispondenza con amici, clienti, istituzioni avveniva attraverso la posta. Quella di carta. Ora, con qualche piccola eccezione, le nostre comunicazioni si basano su lettere inviate ad un indirizzo con la @ al posto del CAP.

Tuttavia le vecchie lettere possono ancora insegnarci qualcosa. Come riporta questo articolo di BBC news, diversi consigli possono essere ricavati dallo stile di scrittura delle vecchie lettere di carta:

1– Le mail devono essere semplici e brevi. Evitare stili pomposi, pesanti e soprattutto prolissi.

2- Scriviamo come se stessimo parlando con qualcuno. Una lettera dovrebbe essere scritta come se fosse un dialogo.

3- Non risparmiamoci in complimenti e ringraziamenti. Sia una mail ad un amico, ai propri colleghi o ad un cliente, non dobbiamo aver paura di esagerare negli omaggi al nostro corrispondente. In fondo, fa sempre piacere leggere qualcosa di positivo su di noi.

4- Lasciamoci andare quando scriviamo. Ponderare ogni parola risulta sicuramente più professionale, ma uno stile più spontaneo è sicuramente più piacevole da leggere. Anche in contesti più formali. Scriviamo di getto e poi aggiustiamo (ma non troppo) il tiro. Suonerà più leggero, spontaneo e gradevole.

5- Tuttavia se la nostra mail è scritta in un momento di forte stress emotivo, o se siamo estremamente arrabbiati, e la nostra mail potrebbe offendere o avere ripercussioni su di noi, non spediamola subito. Rileggiamola il giorno seguente a mente fredda prima di inviarla nella sua versione definitiva.

6- Rispondiamo velocemente ad ogni mail. E’ buona educazione rispondere ad ogni mail che riceviamo, anche solo poche e semplici parole.

7- Ricontrolliamo la nostra mail. Per ogni mail, anche a quelle a cui dobbiamo rispondere per pura formalità, prendiamoci qualche istante in più per rileggere quello che abbiamo scritto. Cerchiamo di evitare errori di battitura, di ortografia e di stile come il ripetere in continuazione le stesse parole.

8– Non dimentichiamoci l’allegato! Quante volte abbiamo ricevuto mail che parlavano di allegati, senza però trovare il documento? Un buon consiglio per evitare questo inconveniente è stato suggerito da Lewis Carroll (il “papà” di Alice nel paese delle meraviglie): arrivati al punto della mail in cui scriviamo “il allegato trovi il documento XYX”, o “ti invio il seguente documento”, fermiamoci un attimo, alleghiamo il documento e poi proseguiamo con la scrittura.

Purtroppo la posta elettronica non ci permette di utilizzare un grande classico della posta tradizionale: l’invio del pesce. Ebbene, ad inizio del novecento era tradizione inviare un pesce come congratulazione  per matrimoni o per successi accademici e professionali. La versione elettronica si limita a e-cards, emoticons e video d’auguri. Sicuramente idee carine e simpatiche, ma non soddisfacenti quanto un buon pezzo di orata.