Come Riuscire a Utilizzare Efficacemente il Nostro Tempo

Il blog dell’Harvard Business Review (http://hbr.org/) offre sempre interessanti spunti di riflessione. Oggi vorrei parlarvi di un recente articolo, scritto dalla “time coach” Elizabeth Grace Saunders, sulla capacità di riuscire a utilizzare efficacemente il nostro tempo. E questa abilità si basa prima di tutto sulla consapevolezza che nessuno ha il tempo per fare qualsiasi cosa. Se non riusciamo a comprendere che il tempo è una risorsa limitata, che va usata con parsimonia, distribuendola nel modo più efficace possibile, allora non riusciremo mai ad essere “al pari”, in linea con le tutte le attività che dobbiamo portare a termine. Con conseguenze negative per la nostra produttività, la nostra autostima, il nostro benessere, la nostra salute… e di quelli che ci stanno attorno.

L’autrice parte dalla considerazione che a volte siamo circondati da persone che sembrano riuscire a fare tantissime cose in poco tempo (e con apparente poco sforzo). Esse spesso hanno imparato a riconoscere ed eccellere in ciò che conta veramente per il proprio lavoro, prestando meno attenzione a tutto il resto. Per esempio, un manager può eccellere nella gestione dei propri venditori, ma perdere pochissimo tempo a scrivere correttamente mail per i propri subordinati (e riducendo la qualità). A fronte di mail sgrammaticate, a fine mese queste persone avranno probabilmente utilizzato il tempo risparmiato per effettuare incontri strategici, studiare l’aria di riferimento, ecc…, con conseguente aumento della loro produttività.

Secondo l’autrice, uno degli elementi chiave per riuscire a ottimizzare al massimo il proprio tempo, ed in generale per avere successo, è quello di sfruttare appieno i nostri punti di forza invece di continuare a cercare di puntellare le nostre debolezze. E quindi decidere quali elementi del nostro lavoro (o di noi stessi) sono fondamentali e primari, sui quali investire più tempo ed energia al fine di produrre un lavoro di qualità, e quali elementi possono sono secondari e per i quali possiamo ridurre tempo, sforzi e, conseguentemente, qualità.

E’ quindi importante definire cosa “trascurare”, per esempio la nostra partecipazione a comitati locali, associazioni, o addirittura rinunciare al fai da te casalingo (per esempio assumendo qualcuno che ci aiuti con le pulizie, col giardino, ec…). Come è fondamentale definire dei “confini” da rispettare per elementi importanti come le relazioni famigliari e amicali, il sonno, ecc… Creiamoci alcune routine, come programmare appuntamenti settimanali fissi coi colleghi/subordinati e, per esempio, avere un orario e giorni ben definiti per le attività fisiche. Ovviamente la vita è piena di sorprese, e dobbiamo essere pronti e flessibili ad adattare i nostri piani, ma avendo sempre in mente le nostre priorità. Il concetto è di riuscire a gestire il nostro tempo con “equilibrio”.

L’autrice propone inoltre il seguente modello di gestione e ottimizzazione del tempo. Per ogni nostra attività dobbiamo definire se essa sia di investimento, un’attività neutrale o una da ottimizzare. Le attività d’investimento sono quelle per cui dedicare una maggiore quantità di tempo può portare ad un profitto esponenziale. Per esempio, la pianificazione strategica o il tempo dedicato alla famiglia sono attività che ci “ripagheranno” in qualità ed efficienza. La prima perché dedicare del tempo iniziale per strutturare le attività settimanali/mensili/annuali ci renderà più spediti in seguito (sapremo già quali attività realizzare, come, in che tempo, ecc..) mentre migliorare la qualità delle relazioni familiari ci renderà più felici, meno stressati, più a nostro agio, e questo si trasforma in una maggiore produttività. Attività neutrali possono essere l’andare in palestra o partecipare a riunioni standard. Dobbiamo farlo, ma anche prestandoci meno tempo/energie in realtà non rischiamo di “perdere” molto. Le attività da ottimizzare sono quelle per le quali spenderci più tempo in realtà non porta ad alcun valore aggiunto e che quindi è importante trovare un modo per “liberarsene” nel modo più veloce possibile. Ad esempio pratiche amministrative, commissioni (pensate quanto tempo si guadagna facendo un bonifico online dal proprio ufficio invece di perdere 2 ore in banca), ecc.., rientrano in questa categoria. L’obiettivo generale è quello di ridurre al minimo il tempo dedicato per le attività da ottimizzare in modo da poter massimizzare il tempo speso per le attività di investimento.

L’autrice fornisce quindi alcuni consigli “pratici”:

– Ad inizio settimana definiamo, scrivendole su un foglio/file, la lista delle attività da realizzare. A fianco, per ognuna di esse, segniamo la tipologia (investimento, neutrale, ottimizzare) e il tempo che presumibilmente ci metteremo per realizzarle (stiamo larghi, gli imprevisti sono sempre dietro l’angolo). Poi definiamo chiaramente quali sono le attività di investimento più importanti e segniamo sulla nostra agenda quando realizzarle: l’ideale sarebbe riuscire a dedicargli del tempo ad inizio settimana, per poi pianificare le altre attività nel tempo rimanente.

– Nel caso impiegassimo più tempo del previsto a realizzare un’attività, chiediamoci se essa “vale” questo tempo “aggiuntivo”. O se possiamo delegarla a qualcuno altro. Se è un attività che comunque siamo obbligati a portare a termine, “prendiamo” del tempo da attività con bassa priorità o da ottimizzare.

– Per evitare erronee “allocazioni” di tempo, compiliamo e conserviamo un diario del tempo, ovvero a fianco della nostra pianificazione aggiungiamo una voce con il tempo effettivo che abbiamo trascorso su quella attività, in modo da poter avere un’idea più chiara sul tempo che ci serve per una determinata attività, e quindi distribuire in modo più realistico.

Ai consigli di Elizabeth Grace Saunders io aggiungerei di pianificare in agenda dei momenti “liberi” in cui inserire attività dell’ultimo minuto e quelle attività che stanno andando a rilento a causa di imprevisti.