Come Rendere Utile una Riunione di Lavoro

Sono il sale del lavoro quotidiano, l’attività che dovrebbe risolvere ogni problema, ma spesso finisce soltanto per crearne dei nuovi e fare perdere tempo a tutti. Le riunioni, croce e delizia dei colletti bianchi, hanno resistito a ogni genere di progresso tecnologico, all’avvento di radio e tv, di telefonini e computer, di email e sms. Non c’è business al mondo che non le faccia. Non c’è n’è uno, probabilmente, che talvolta non si chieda se vale davvero sempre la pena di farle. Adesso gli esperti del settore, quelli che studiano le riunioni per rendere più efficace e produttiva la giornata di lavoro (chissà se fanno riunioni per studiarla), dicono che il “meeting”, come si chiama in inglese e ormai nel linguaggio internazionale, potrebbe essere vicino al capolinea. Manager e impiegati possono rimanere collegati continuamente in tempo reale attrraverso svariati sistemi di “instant messaging”, possono parlarsi in videoconferenza da qualunque distanza, possono dialogare a due, a quattro, a venti o a quaranta attraverso posta elettronica e bluetooth. Qual è il vantaggio di  rinchiudersi in una stanza per parlare faccia a faccia?

In attesa di trovare la giusta risposta a questa domanda, il Guardian ha realizzato una specie di decalogo di come organizzare una riunione, se proprio non se ne può fare a meno.
1) Verificare che non ci sia un’alternativa migliore. Se la risposta alla domanda, perché ci riuniamo, è “perché ci riuniamo tutti i lunedì mattina”, non riunirsi più.
2) Avere un’agenda per la riunione e condividerla con i partecipanti prima che la riunione cominci. Mandare a tutti una lista degli argomenti da discutere, con l’ordine in cui saranno discussi e quello che si spera di ottenere dalla discussione.
3) Tenere il numero dei partecipanti il più basso possibile. Una riunione può servire a qualcosa se vi partecipano sei persone. Al massimo, dieci persone.
4) Avere uno “scriba” che prende nota delle cose dette alla riunione, poi le riassume in un memorandum e le manda ai partecipanti.
5) Evitare il sistema di interventi tipo “tavola rotonda”, in cui, sui dieci presenti, uno alla volta tutti prendono la parola per riferire quello che stanno facendo. Significa che, in ogni momento della riunione, almeno nove partecipanti non hanno niente da fare.
6) Cominciare la riunione in orario e finirla all’ora prefissata.
7) A meno di clamorose emergenze, non farla mai durare, al massimo, più di un’ora.
8 ) Evitare le distrazioni, dunque telefonini e blackberries spenti, vietare a chi è seduto davanti a un computer di controllare ogni due minuti le email.
9) Non sedersi sempre agli stessi posti: cambiare sedia e posizione contribuisce a mantenere un po’ più viva l’attenzione.
10) Concentrarsi su quello che viene detto. Sembra un suggerimento banale, ma la tentazione di pensare ad altro è irresistibile.
E, se proprio uno non riesce a fare attenzione, usare il tempo della riunione per fare meditazione trascendentale. Almeno ne uscirà più fresco, riposato e pronto a lavorare meglio. Almeno la riunione non sarà stata uno spreco totale.

fonte: www.repubblica.it