Come Limitare le Interruzioni Durante il Lavoro

Quante volte ci è capitato di essere distratti da amici o colleghi durante il nostro lavoro, trovandoci irrimediabilmente a corto di tempo per finire quello che ci eravamo programmati di fare? Finendo per dover lavorare di corsa, sotto la pressione del tempo che abbiamo sprecato e spesso dovendoci portare il lavoro a casa. E se fino a qualche anno fa le mura del nostro ufficio riuscivano a proteggerci da molte interruzioni, richiedendo la presenza” fisica di un’altra persona” o, al massimo, una telefonata dal telefono “fisso”, ora,  nell’era della comunicazione digitale, le comunicazione è drasticamente cambiata. Chiunque può chiamarci in qualsiasi momento (e da qualsiasi luogo!) su Skype o Viber, mandarci messaggi “Istantanei” con What’s Up o Google Chat o semplicemente raggiungerci con le altre decine di applicazioni offerte da smartphone e pc. Senza poi contare il tempo che ci viene risucchiato dalle mail ed il tempo che trascorriamo volontariamente su facebook, twitter, linkedin ecc.. Quindi, a fine giornata, ci ritroviamo ad aver concluso molto meno rispetto a quello che avevamo pianificato. Dovendo poi trovare il modo per recuperare il lavoro lasciato indietro. Quindi è importante riuscire a utilizzare delle strategie per eliminare la maggior parte di queste interruzioni/distrazioni.
Di come fronteggiare il problema mail ne avevamo parlato in questo articolo. Invece per evitare di farci interrompere in continuazione dai nostri collegi/amici, definiamo in anticipo degli orari in cui prendere qualche minuto di pausa. Se qualcuno entra nella nostra stanza per parlare, per invitarci a prendere un caffè, ecc… possiamo avvisare di ripassare all’ora che abbiamo deciso, perché fino ad allora saremo estremamente impegnati. Questo semplice “rinvio” permette di ottenere due effetti: pianificare le pause  ed evitare di “perdere tempo” con un amico/collega senza offenderlo. Si, perché non gli stiamo dicendo: no, non mi va! Ma stiamo dicendo: molto volentieri, ma ai miei orari. Applichiamo questa strategia un paio di settimane e vedremo calare drasticamente il numero di ”invasioni” nel nostro ufficio e chiamate per la pausa caffè.
Ma c’è il problema Skype (sia esso su pc che su smartphone): ricordiamoci di settare sempre il giusto status. Se mettiamo “occupato” nessuno potrà interromperci, mentre “lontano dal computer”  non sempre funziona (molti provano a scrivere/chiamare lo stesso, anche se l’icona è gialla, e skype fa passare la chiamata).  Evitiamo di rispondere agli amici durante le ore di lavoro, ma lasciamolo solo per chiamate attese e programmate.
E i Social Network?? I Social Network (face book, twitter, linkedin, ecc..) possono letteralmente diventare una droga e la quantità di informazioni che possiamo leggere è enorme e in continuo aggiornamento. E se anche alcune aziende hanno iniziato a bloccare l’accesso a questi siti dal posto di lavoro, il semplice possesso di uno smartphone ci permette di trascorrere ore e ore anche solo ad “aggiornare” la pagina principale. Come per le mail, anche in questo caso è importante definire degli orari precisi (non solo quando, ma anche quanto!), in modo da non venire troppo distratti dal pensiero di dover controllare il nostro profilo e regolare il tempo che trascorreremo all’interno del sito.
Tutto questo per riuscire ad ottimizzare la nostra giornata lavorativa. Se ci pensiamo bene, concentrare il lavoro in alcune ore altamente produttive può dare più soddisfazioni che spendere un’intera giornata nel posto di lavoro ma tornare a casa con la metà delle cose ancora da completare, lavorarci dopo cena e andare a letto col pensiero di cosa dovremmo finire il mattino seguente.
Organizzare al meglio il nostro tempo, imparando a gestire la maggior parte delle interruzioni e distrazioni ci renderà non solo più produttivi, ma trasformerà la qualità del nostro tempo evitandone gli sprechi. Perché ricordate che il tempo una volta trascorso non torna più indietro.