Riunioni e Dinamiche Sociali: Come Rendere un Meeting più Efficace

Riunioni, riunioni, riunioni. A volte sembra che passiamo più tempo a riunirci che ha svolgere le nostre altre mansioni. E, come riporta questo articolo di Ron Ashkenas per il blog dell’Harvard Business Review, quasi universalmente dirigenti di ogni livello tendono a lamentarsi del fatto che molte riunioni sono effettivamente una perdita di tempo. E il mantra è sempre lo stesso: “Non avevamo un ordine del giorno“, “la riunione è durata due ore più del previsto”, “abbiamo fatto la riunione senza l’unica persona che poteva prendere una decisione!”. E si potrebbe andare avanti per ore elencando tutte i comportamenti disfunzionali che vengono normalmente messi in atto durante una riunione.

Ma l’articolo di Ashkenas mette nero su bianco quello che tutti più o meno sanno, ma nessuno dice. Che in realtà tutti i manager e dirigenti sanno quali sono le regole per condurre efficacemente una riunione di lavoro. E, soprattutto, quali sono i comportamenti da evitare. Eppure molto spesso la pratica non segue questa conoscenza, obbligando le aziende a spendere tempo e soldi in corsi, avvisi, consulenze per rendere le riunioni più produttive. Senza dimenticare il costo stesso di una riunione inefficace.

Ma allora, si chiede Ashkenas, perché è così difficile per le aziende sviluppare e sostenere tipologie di  riunioni più efficaci?

La risposta sta nel fatto che le riunioni non sono semplicemente logici meccanismi produttivi, ma sono dei sistemi sociali incorporati nella realtà culturale ed emozionale di una organizzazione. Questo significa che chi gestisce un incontro deve anche prendere in considerazione una serie di dinamiche non-razionali (ma relazionali) che non rientrano nei classici manuali su come condurre una perfetta riunione.

Ci sono tre fattori di cui spesso non si tiene conto.

Primo, quando le persone si presentano alle riunioni, portano con se i loro personali punti di vista. Non importa quanto sia chiara la finalità della riunione, per alcuni partecipanti essa verrà considerata come estremamente importante e prioritaria, ma per altri sarà sono una cosa da fare semplicemente perché è in agenda. Solo alcuni arriveranno preparati all’incontro e si sentiranno sicuri e forti delle loro opinioni sul tema dell’incontro, mentre altri semplicemente saranno felici di accettare qualsiasi idea che verrà proposta.  Quindi, al fine di ottenere il massimo da una riunione, il leader ha bisogno di capire in che posizione si trova ogni partecipante.

Secondo, le persone hanno agende personali molto diverse (ma spesso non ne sono pienamente consapevoli) che possono influenzare il carattere della riunione. In alcune aziende, per esempio, essere presente ad un incontro è uno status symbol,  con la conseguenza che alcune persone continuano a partecipare a un progetto, anche quando hanno poco a contribuire. Le riunioni possono anche essere vissute come eventi sociali, in particolare nelle società in cui il personale è sparso tra diverse sedi o spesso in viaggio. Ci sono anche situazioni in cui i partecipanti usano una riunione come “ring” per segnare punti politici, mettendosi in mostra o mettendo in cattiva luce un altro partecipante. Capire e sfruttare a proprio vantaggio queste motivazioni, evitando l’instauransi di tensione e conflitti, è un’altra sfida per chi deve condurre una riunione.

Infine durante le riunioni, le persone si relazionano in modo diverso rispetto all’essere condotti e guidati o al condurre . Alcuni partecipanti sono a loro agio quando qualcun altro prende l’iniziativa, mentre altri tendono a mettere in difficoltà il leader della riunione ponendosi loro stessi come conduttori o diventando passivi aggressivi. Abbiamo tutti avuto esperienza del bastian contrario, del partecipante che si lamenta e basta o di quello che si atteggia e si comporta come le fosse il leader. Allo stesso modo, alcuni manager tendono a condurre in maniera decisa e diretta, mentre altri fanno più fatica ad esercitare il loro “potere” e a far pesare la loro posizione. Quindi è importante essere consapevoli del proprio livello di fiducia, di sicurezza e della propria capacità di leadership. Un trucco per coloro che non sono a proprio agio può essere quello di cercare “aiuto” in un partecipante di fiducia con buon carisma, che ci supporti nella conduzione il meeting.

Questi aspetti inconsci e non razionali  della gestione delle riunioni possono minare l’efficacia di ogni meeting, anche quando si seguono le best practices.  Ma comprenderli, e tenerne conto durante lo svolgimento delle riunioni, è il primo passo per aumentarne le qualità e, di conseguenza, l’utilità e la produttività di questi incontri.