I Dieci Errori Da Evitare Quando Si Prepara la Risposta Automatica “Assente Dall’Ufficio”

L’estate è appena arrivate e con essa si avvicinano le nostre agognate ferie. Da buoni lavoratori, prima di partire per la nostra meta di relax, dovremmo preoccuparci  di preparare l’ormai classico messaggio automatico “fuori sede/assente dall’ufficio” per evitare di collezionare mail e persone arrabbiate/offese perché non abbiamo risposto alle loro richieste. Preparare la risposta automatica, direte voi, sembra essere una cosa così semplice. Così semplice, infatti, che la maggior parte di noi gli dà poco peso, e se va bene ci spendiamo al massimo cinque minuti alla fine del nostro ultimo giorno di lavoro prima di iniziare la nostra meritata vacanza. Ma quello che spesso ci scordiamo è che questa mail potrebbe essere letta da tante (ma tante) persone (tutti quelli che ci scrivono) e forse è meglio dedicarci qualche minuto in più per evitare di fare pessime figure. Qui sotto vi riporto i dieci consigli sull’argomento che la giornalista Rebecca Burn-Callander ha stilato per il sito Management Today:

1. Non dimentichiamoci di preparare la risposta automatica
Sembra banale, ma tutti noi abbiamo probabilmente dimenticato di impostarla almeno una volta nella nostra vita professionale, per poi ritrovarci la casella mail piena di messaggi da contatti irritati dalle nostre mancate risposte, pensando che volessimo deliberatamente ignorarli.

2. Non dimentichiamoci di segnalare quando saremo di nuovo in ufficio
Ovviamente è importante far sapere quando sarete di nuovo in ufficio. E’ irritante non sapere quando potremmo finalmente avere una risposta ad una nostra richiesta.

3. Evitiamo di segnalare date sbagliate
Questo ci può far letteralmente sembrare stupidi. Spesso riceviamo messaggi fuori sede da parte di persone che promettono di tornare prima della loro effetiva partenza. O magari tra tre mesi. Facendoci pure morire di invidia.

4. Evitiamo di entrare troppo nel dettaglio sul perché siamo fuori ufficio
A volte può sembrare un modo velato di vantarsi. Ma in realtà nessuno è realmente interessato alla nostra destinazione/motivazione.

5. Mai essere maleducati
Si può essere anche fuori sede, ma bisogna continuare ad essere cortesi con le persone. Non dimentichiamoci quindi di scrivere “grazie” e “per favore”.  Questa rimane comunque una mail di lavoro.

6. Evitiamo di essere troppo amichevoli
Come per il punto 5, spesso scriviamo la risposta automatica utilizzando uno stile informale. Invece questa mail verrà inviata a tutti coloro che cercheranno di contattarci, quindi principalmente clienti e collaboratori, e di conseguenza dovremmo evitare un linguaggio diverso dal nostro solito stile comunicativo.

7. Non dimentichiamoci di fornire contatti alternativi
Solo perché noi non saremo in ufficio, questo non vuol dire che la nostra azienda sia chiusa. Quindi è importante ricordarci di fornire i dettagli di qualcuno che possa gestire le richieste dei clienti/colleghi in nostra assenza. Questo ci porta direttamente al punto successivo…

8. Non dimentichiamoci di avvertire il nostro contatto alternativo che lei/lui sarà il nostro contatto alternativo
Non ha molto senso (e non è molto carino) fornire le informazioni di un contatto senza nemmeno farglielo sapere. E c’è sempre il rischio che anche lei/lui sia in vacanza.

9. Evitiamo di cercare di essere divertenti
Il messaggio “fuori sede” dovrebbe essere chiaro, conciso ed educato. Ma non c’è alcun bisogni che esso sia anche divertente. A meno che non siamo comici di professione.

10. Non dimentichiamoci di rimuovere la risposta automatica al nostro rientro
Siamo tornati abbronzati dalla nostra vacanza e ora siamo di nuovo in ufficio. Ma la nostra casella di posta elettronica continua a dire a tutti che siamo ancora fuori ufficio. E questo può andare avanti per settimane o mesi. Quindi: disattiviamolo!