Semplici Consigli per capire come scrivere una mail ed elaborare tutte le risposte

Gli ultimi vent’anni hanno visto rivoluzionato il modo con cui si comunica tra persone. Fino a qualche anno fa le comunicazioni avvenivano solo via telefono, fax e posta cartacea. L’avvento della posta digitale ha cambiato drasticamente la relazione tra tempo e spazio nella comunicazione a distanza. Ma se da un lato i vantaggi delle e-mail sono innumerevoli, dall’altro alla facilità con cui si può scrivere una lettera attraverso il pc si affianca la difficoltà a rispondere effettivamente a tutte le richieste, sollecitazioni, proposte che ci vengono fatte tramite la stessa posta elettronica.

Uno dei problemi principali, dopo aver chiarito come scrivere una mail, è che esse non arrivano tutte ad un orario prestabilito, ma possono arrivare ad ogni ora della giornata, senza che ci domandino se possiamo o meno rispondere. E sia che siamo davanti al nostro pc o che stiamo usando uno dei tanti smartphone in commercio, molto spesso ci troviamo a leggere le mail “in tempo reale”. E, con altrettanta probabilità, non abbiamo il tempo necessario per poter rispondere immediatamente. E la conseguenza è che se non ci occupiamo subito delle e-mail, il rischio di dimenticarci aumenta incredibilmente. Perché nell’attesa di avere effettivamente tempo di rispondere, altre mail sono arrivate, la nostra mente si è focalizzata su tanti piccoli e grandi eventi della giornata, e una semplice mail scompare nei meandri della nostra mente. E finiamo per non rispondere. Senza volerlo, magari perché non abbiamo metodo, perché non abbiamo tempo o semplicemente perché ce ne dimentichiamo.

Come risolvere questo problema? Ecco qui alcuni semplici consigli:

Organizzarsi le mail. Evitiamo di accumulare e-mail nella cartella “posta in arrivo”: il rischio è che le mail importanti vengano nascoste da decine di mail meno rilevanti, quindi:

– se il nostro programma lo permette, segniamo le mail importanti come tali (colorandole, mettendoci un’etichetta, ecc..)

– cancelliamo subito le mail che non ci interessano, come pubblicità, notifiche di consegna, ecc..

– spostiamo le mail che ci interessano ma a cui non dobbiamo rispondere (es. newsletter, acquisti online, ecc..) in un’apposita cartella, liberando la nostra “posta in arrivo”

Tutto questo in modo di lasciare ben visibili le mail importanti a cui dobbiamo ancora rispondere

Organizzarsi il tempo: nell’organizzazione della nostra giornata di lavoro, pianifichiamo 2/3 momenti fissi al giorno (in base alla mole di mail che riceviamo quotidianamente) che dedicheremo esclusivamente alla lettura/risposta di e-mail. Consideriamolo un momento importante del nostro lavoro, allo stesso livello del pianificare una riunione giornaliera.

Non in ufficio: se siamo fuori ufficio per qualche giorno (vacanza, trasferta di lavoro, ecc…) e sappiamo che non saremo in grado di rispondere alle mail, allora mettiamo una risposta automatica che indichi la nostra assenza giustificata, in modo che le persone che ci scrivono sappiamo che non riceveranno una risposta a breve. Una volta rientrati, prendiamoci un po’ di tempo per organizzare l’ordine di risposta delle mail accumulate: meglio farlo subito, ci toglieremo il pensiero e torneremo poi a gestire le nostre giornate come al nostro solito.

Buone e-mail!