21 Consigli Per Lavorare Meglio

“Non dire che noi hai abbastanza tempo. Hai esattamente lo stesso numero di ore al giorno che sono state date a Helen Keller, Pasteur , Michelangelo, Madre Teresa, Leonardo da Vinci, Thomas Jefferson e Albert Einstein” –    H. Jackson Brown Jr.

Da qualche giorno gira su internet, rilanciata dal settimanale Internazionale, una lista di 21 consigli per riuscire a lavorare meglio. Ma visto che quella lista, scritta da Jordan Bates per il sito Creativity Post, è stata pubblicata in inglese, qui vi riporto una rivisitazione di quel post in italiano.

Il quale post parte da questa prefazione: nella nostra società tanta gente cerca di essere iper-produttiva. Dal controllare costantemente le mail, a organizzare cose, ed eseguire commissioni su commissioni. Queste persone spesso sono convinte che l’essere “costantemente indaffarati” sia sinonimo di lavorare sodo e conduca direttamente al successo. Se da un lato questa visione non è completamente errata, dall’altro essa può portare ad un costante bisogno di fare qualcosa che spesso scivola in una tendenza a perdere tempo in compiti inutili. Tuttavia si può modificare questa visione da “lavorare duramente” a “lavorare intelligentemente”. E questo può avvenire “semplificando” e riorganizzando il lavoro in modo da lavorare più velocemente, ma con la stessa qualità, riducendo lo stress e aumentando il tempo da dedicare ai nostri cari, agli amici, alle nostre passioni e a tutto quello che ci fa stare bene fuori dal lavoro. Ed ecco qui i 21 suggerimenti per riuscire a realizzare questo obiettivo.

1 – Completare subito i compiti più importanti

Questa è la regola aurea della gestione del tempo. Ogni giorno, proviamo ad identificare le due o tre attività prioritarie da completare e concentriamoci solo su di esse. Completate le quali, la nostra giornata sarà già un successo e potremo decidere se passare ad altro o finalmente dedicarci ad attività extra-lavorative.

2 – Imparare a dire di no

Per molte persone è piacevole ed interessante lavorare su più progetti contemporaneamente. E generalmente più occasioni accettiamo, più occasioni ci capitano. Ma ad un certo punto è necessario imparare a declinare qualche “opportunità”, altrimenti non solo la qualità dei vari lavori che stiamo svolgendo diminuirà, ma noi vivremo stressati e costantemente sotto pressione. Quindi il nostro obiettivo dovrebbe essere quello di accettare soltanto quegli impegni che sappiamo di riuscire a gestire facilmente e che ci interessano per davvero.

3 – Dormire almeno 7-8 ore

Alcune persone pensano che sacrificare il proprio sonno è un buon modo per incidere sulla propria produttività e “ricavare” un paio d’ore extra al giorno. Purtroppo non è così. La maggior parte delle persone ha bisogno di 7-8 ore di sonno per poter far funzionare in modo ottimale sia il proprio cervello che il proprio corpo. Dobbiamo imparare ad ascoltare il nostro corpo, e a non sottovalutare l’importanza del sonno.

4 – Concentrarsi solo su un unico compito alla volta

Chiudiamo tutte le altre finestre del nostro browser. Appoggiamo il telefono lontano da noi, lontano dalla vista e lasciando l’audio solo per le chiamate Troviamo un posto tranquillo per lavorare, ascoltiamo della musica se questo ci aiuta a concentrarci, e immergiamoci sul compito.

5 – Iniziare un lavoro il prima possibile

Quasi tutti noi siamo afflitti dall’impulso di procrastinare. Ma pensate: invece di fare tutto di fretta e furia, alla fine, sotto stress e rischiando di non rispettare le scadenze, non sarebbe più facile e meno stressante iniziare il prima possibile un attività e avere tutto il tempo per completarla? In realtà non è poi così difficile, basta volerlo.

6 – Non lasciare che dettagli senza importanza ti trascinino giù

Molto spesso rimaniamo bloccati per troppo tempo su piccoli (e spesso secondari) dettagli. Ma è importante proseguire il lavoro, arrivare alla fine di un progetto e magari, a quel punto, ricontrollarlo più nel dettaglio il lavoro fatto. Ma a lavoro ormai completato.

7 -Trasformare compiti importanti in piacevoli abitudini

Cerchiamo di trasformare qualsiasi attività importante del nostro lavoro in un’abitudine. Che sia rispondere ogni mattina alle mail nella prima ora di lavoro, scrivere un report a settimana sul lavoro svolto o fare il giro clienti, proviamo a far diventare queste atto obbligato in una piacevole abitudine (a breve un post su come facilitare questa “trasformazione”).

8 – Essere consapevoli della quantità di tempo che trascorriamo tra TV e internet

Ogni giorno, senza rendercene conto, perdiamo una quantità enorme di tempo tra social network, navigando senza meta in rete o facendo zapping in TV. Attività che un lato possono rilassare, dall’altro, soprattutto se inserite come pause momentanee durante il lavoro, possono letteralmente prosciugare il nostro tempo. Proviamo a monitorare quanto tempo effettivamente spendiamo in queste attività. Basterò prendere consapevolezza di quanto tempo esse assorbono per iniziare a ridurne l’attività.

9 – Definire un limite temporale entro il quale completare un’attività. lineare un limite di tempo in cui per completare un’attività

Invece mettersi semplicemente a lavorare su un progetto e pensare che ci lavoreremo fino a quando non sarà concluso, proviamo a darci una scadenza: 1, 3 , 5 ore e poi basta, non importa dove siamo arrivati. Questo vincolo temporale ci spingerà a focalizzarci di più ed a essere più efficiente. E nel caso, come per il punto 6, possiamo sempre tornare indietro in seguito per aggiungere/aggiustare alcuni dettagli.

10 – Lasciare un po’ di tempo libero tra le diverse  attività

Quando ci spostiamo di corsa da un’attività ad un’altra attività, risulta difficile apprezzare quello che stiamo facendo e rimanere concentrati e motivati. Lasciare una un po’ di tempo tra le varie attività, usandolo per un caffe al bar, una breve passeggiata, o qualsiasi altro svago mentale, sembrerà come prendere una boccata d’aria: ci sentiremo più freschi e potremmo ripartire in maniera più efficiente.

11 – Non pensare alla totalità delle cose da dover fare

Uno dei modi più veloci per essere sopraffatti dal peso del lavoro è quello di pensare a tutte le cose che dobbiamo fare. Dobbiamo renderci conto che anche se pensiamo intensamente e/o co frequenza a tutte le attività da iniziare/completare, esse non scompariranno ne diventeranno più brevi. L’unica cosa da fare è tornare al punto 1, scegliere priorità e iniziare un compito alla volta. Ricordandoci di respirare nel mentre.

12 – Fare attività fisica e mangiare in modo sano

Numerosi studi hanno collegato uno stile di vita sano con una maggior produttività lavorativa. In maniera simile al discorso per il sonno, l’attività fisica e un’alimentazione corretta incrementano i nostri livelli energetici, liberano la mente, migliorano le nostre prestazioni cognitive e ci permettono di concentrarci più facilmente.

13 – Fare di meno

Fare di meno è un buon modo per fare le cose che contano davvero. Rallentare, rendersi conto di quello che deve essere fatto, e concentrarsi solo su quelle attività. Fare meno cose ma che creano valore, piuttosto che fare tante altre cose di poco (o nessun) valore.

14 . Utilizzare anche i fine settimana, ma non troppo

A volte possiamo utilizzare il fine settimana per “alleggerire” il carico di lavoro settimanale. L’importante è che siamo poche ore e definite a priori.

15 – Creare sistemi di organizzazione

Essere organizzati permette di risparmiare tantissimo tempo. E non bisogna essere iper-organizzati per riuscire a risparmiare tempo. Basta creare un buon sistema di archiviazione dei documenti (così ogni volta sarà facile e rapido ritrovare un determinato documento), cancelliamoci da mailing list che non ci interessano, ecc.. E semplificare, semplificare , semplificare.

16 – Sfruttare i momenti di attesa

Tram, ospedale, sale d’attesa, aeroporti, treno, ecc… Tutti momenti in cui dobbiamo aspettare e indurante i quali difficilmente riusciremo a rilassarci e riposarci. Quindi sfruttiamoli al meglio. Possiamo leggere documenti, rispondere a qualche vecchia mail, pianificare il lavoro futuro.

17 –Chiudiamoci in una stanza

Nessuna distrazione significa nessuna scusa. A volte , l’unico modo per riuscire a finire un’attività è chiudersi in una stanza lontani da tutto e tutti.

18 – Impegnarsi a realizzare i propri progetti

Non ha senso fare un piano d’azione, organizzare un’agenda, strutturare un lavoro se poi non ci impegniamo a realizzarlo. Dobbiamo essere risoluti e professionali.

19 – Raggruppare attività simili

Diciamo che in una settimana lavorativa dobbiamo terminare di scrivere due tre saggi, fare due video e preparare due conferenze. Invece di completare questi lavori in ordine casuale, raggruppiamo le attività simili e realizziamole a blocchi. Questo perché ogni tipologia di compito richiede un determinato stato mentale. E saltando tra attività diverse tra loro rischiamo di perdere tempo ed energie semplicemente per ri-orientarci.

20 – Trovare il tempo per staccare

Una vita sempre di corsa ci può far dimenticare l’importanza di fermarci ogni tanto. Paradossalmente fermarci, stare da soli, stare in silenzio, fare “altro”, riduce l’ansia e lo stress, ci ricorda che non c’è bisogno di correre costantemente, e può rendere il nostro “rientro” lavorativo addirittura piacevole.

21 – Eliminare tutto quello che non è essenziale

Questo punto è già stato toccato in diversi altri punti, Ma va sottolineato ancora. Perché è fondamentale. Non tutto è essenziale. Le nostre vite sono piene di “cose” in eccesso. Quando possiamo identificare questi elementi in eccesso e rimuoverli, ci avviciniamo sempre di più a ciò che è importante e ciò che merita il nostro tempo. Riduciamo il rumore per sentire meglio la melodia della nostra vita.

Un ultimo suggerimento (il migliore )

C’è un ultimo suggerimento che voglio parlare . Ricordatevi che l’obiettivo finale dovrebbe sempre essere il piacere. Siamo così presi nella frenesia che ci dimentichiamo di godere di ciò che stiamo facendo. Dobbiamo chiederci in continuazione: cosa possiamo fare per spendere più tempo godendoci quello che stiamo facendo?

L’ obiettivo dovrebbe essere quello di organizzare i nostri impegni in modo da essere felici di vivere i dettagli della nostra vita quotidiana , anche mentre si sta lavorando. Questo può sembrare un sogno irrealizzabile, ma in realtà non è impossibile. Dobbiamo essere curiosi. Dobbiamo essere aperti alle opportunità. Dobbiamo imparare a conoscere noi stessi. E ad abbracciare le nostre passioni.